Organisation complète du département des ventes

Cet exemple concret en est un (parmi plusieurs) où nous avons effectué une organisation complète d’un département des ventes pour une PME (ou plutôt une TPE, lors du début de notre mandat). Cette entreprise est un exemple, parmi tant d’autres.

Au moment du début de notre intervention, l’entreprise existe depuis 4 ans et demi. Elle compte 6 personnes, dont le PDG et un associé, 2 représentants sur la route et 2 à l’interne. Elle a à son actif un peu plus de 600 clients (détaillants) et son chiffre d’affaires est de 2,2M.

Lors de notre première rencontre, le PDG nous a dit vouloir devenir le « Coca-Cola » de son industrie. Ayant implanté l’organisation nécessaire, 4 ans plus tard la compagnie a 120 personnes à son actif, dont 55 dans le département des ventes… un chiffre d’affaires de plus de 50M.

Voici un résumé du mandat que Giovanni Di Girolamo & Associés s’est vu confié, les étapes franchies… et les résultats atteints :

Examen de la situation actuelle (SWOT)

Nous avons pris connaissance des forces & faiblesses de l’entreprise, des opportunités (de vente) et des menaces (de la compétition, des restrictions imposées par les lois…)

Prise de connaissance du Mix Marketing (les 4 P’s) de l’entreprise

Nous avons identifié :

Le produit que l’entreprise désirait lancer sur le marché
Le prix de détail
Les endroits (place) (12 000 dépanneurs répartis à travers le Canada) visés
La façon d’en faire la promotion

Par la suite, nous avons implanté une organisation, basée sur le principe de gestion PODC :

Planification (précision des objectifs de l’entreprise)

Comme il s’agit d’une PME, pour ne pas dire d’une TPE… nous avons questionné le PDG sur ses objectifs… Pour en venir à la conclusion qu’il désirait qu’un nouveau produit (n’étant pas encore sur le marché) se retrouve dans environ 12 000 points de vente (dépanneurs) au pays d’ici 5 ans.

Suite aux objectifs établis (étape 1), nous avons élaboré un plan de vente (Organisation)

Stratégies

Aucune publicité n’étant permise (par la loi), il nous faudra utiliser (bâtir) une équipe de vente pour faire la promotion (« push ») du produit vedette directement via une équipe de vente sur le terrain, auprès des dépanneurs indépendants de la grande région de Montréal, suivi du reste de la province de Québec, et par la suite à travers le Canada
Suite à une demande grandissante (stratégie « pull »), il nous faudra par la suite approcher (« push ») les sièges sociaux des chaînes de dépanneurs (ex.; Couche-Tard)

Tactiques

Il faudra faire du « porte à porte » auprès des dépanneurs indépendants, pour leur vendre le produit qui saura les aider à augmenter leurs ventes & profits. Il s’agit ici de visiter 40-50 dépanneurs par semaine… avec échantillons, liste de prix.
Le même exercice sera par la suite fait auprès de chacun des sièges sociaux
Et la même tactique pour chacun des produits qu’on voudra introduire par la suite

Organisation

Nous avons par la suite déterminé combien et quels types (typologies) de représentants il nous fallait :
– à partir du nombre de visites à effectuer, les tâches à accomplir (avant, durant et après ces visites), le classement des clients, les distances à parcourir… nous avons calculé le nombre et les profils des représentants requis
Nous avons élaboré les descriptions de tâches
Comment et combien les payer :
– nous avons déterminé la façon la plus efficace de les rémunérer, en tenant compte de :
– notre capacité à payer
– la meilleure façon d’attirer et de conserver les meilleurs vendeurs
Les recruter :
– nous avons placé des annonces pour le recrutement, lu et sélectionné les cv’s, retenu des candidatures et procédé à des entrevues de sélection, embauché le personnel requis, et les avons intégré (formation initiale)

La planification complétée, nous avons procédé à la « direction » et au « contrôle »

Basé sur l’approche « MBT » (thèse de doctorat de Giovanni Di Girolamo), nous avons développé 3 outils de gestion des ventes éprouvés et efficaces

Un rapport d’activités sur fichier Excel, que nous avons par la suite remplacé par un « CRM ». Cet outil nous a permis d’exercer un suivi serré des activités faites par chaque représentant nécessaires à l’atteinte des objectifs de vente
Un rapport d’observation, permettant au directeur des ventes de « coacher » les représentants lors de visites d’accompagnement sur la route
Une fiche pour l’évaluation annuelle, nous permettant d’avoir un compte rendu de la performance de l’année, des objectifs de croissance pour l’année prochaine, le tout relié directement à la révision salariale
Nous avons par la suite « encadré » l’équipe des ventes, à raison d’une journée par semaine, sur une période de 2 ans

Résultat

L’entreprises qui était composée de 6 personnes avec un chiffre d’affaires 2,2M et 600 clients… s’est retrouvée avec 120 employés, plus de 12 000 clients et un chiffre d’affaires de plus de 50 M $ ! Et ce, tout en profitant d’une contribution financière importante d’Emploi Québec.*

Interventions plus « pointues »

Bien que le cas cité plus haut représente un exemple concret d’une intervention-type d’organisation complète d’un département des ventes exécutée par nous, Giovanni Di Girolamo & Associés s’est vu confiés plusieurs mandats similaires pour des compagnies dites « start up ». Nous avons ainsi mis en place toute la structure et les infrastructures pour une entreprise « PME » connue sous le nom de « DISPILL ». Une fois le tout complété par nous, cette entreprise de Granby a été vendue à une multi nationale de Toronto, Emballages Richards.

Une partie importante de nos clients font aussi appel à nos services pour des interventions plus pointues. En plus d’organiser et/ou réorganiser des départements des ventes pour des compagnies qui ont besoin d’aide pour développer leur ventes, qui souvent sont plafonnées pour diverses raisons, Giovanni Di Girolamo & Associés se voient ainsi confiés des mandats plus pointus. Plusieurs de nos mandats consistent en des interventions telles le recrutement de personnel en ventes et/ou en gestion des ventes, la refonte du programme de rémunération, le coaching et/ou la formation du personnel des ventes et/ou des gestionnaires en ventes. Jusqu’à ce jour, plus d’une centaine d’entreprises ont pu profiter de nos interventions, ce qui leur a permis d’amener leur niveau de ventes à un niveau correspondant à leurs attentes.